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PR関連 2015/02/24

PRイベントに必要な7つ道具! メディアに大好評!失敗しないイベント運営の裏ワザ。~当日編


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プレスリリースを投げて守備よく取材も決まり、あとはイベント当日の仕切り。
でも…それってどうすればいい?そんな広報さんへ。
実は、スムーズなイベント運営にかかせない大切な7つの道具があります。
これさえ準備していればイベントは成功間違いなし!

 

 

 これをケチると…イベントにならない。

ステージに立つタレントや社長、司会者などの声をちゃんと放送してもらうために、音響はかならずPA機器の専門業者やイベント運営会社に任せましょう。

 

 撮影にかかせない!白い紙?

ス チールやムービーが入る場合は、開始10分前ぐらいに運営スタッフがメディアブリーフィングを行い、ステージ上で音声のチェックと「ホワイトバランス」調 整をします。この「ホワイトバランス」の時に必要なのがA3ぐらいの白いボード。真白い厚紙で構わないので用意しましょう。

 

3 これを忘れると、誘致したプレスに失礼。

メディア用の『式次第』を受付でかならずお渡ししましょう。メディアによって映したい画が異なります。式次第によって取材する時間と手順を決めて、記事を配信するタイムテーブルも変わってくる場合もあります。時間割がわかれば取材もしやすいものです。

 

 業界では常識!到着順でプレスを案内。

プレスはきほん“到着順”でご案内します。この順番を間違えるとトラブルの原因に!
そこで、プレス専用の「パスケース」を用意して到着順に配ります。
また、プレスは、記者(ペン)/スチール/ムービー/リポーター/に職種が分れ、それぞれ陣取る位置がちがいます。案内する席がちがう場合もあるので職種によって整理券番号変えて渡す必要があります。

 

 プレスの優先順位はしっかり把握!

『プレス用名簿、名刺入れ、筆記用具』プレス受付対応者は、この3つをかならず用意しておきましょう。メディアは短時間の間に集中して受付に来ます。名簿に書き込めないときもあります。そのときのためにも名刺は絶対に到着した順を守り保管しましょう。

 

  スタッフ・責任者の所在はしっかりと把握

イ ベントでは、イベント運営・PR会社・主催者など多くの人が関わり、当日はじめて顔を合わせるケースが多くあります。そこで必要なのが『スタッフ専用パス カード』。プレス受付が外部委託(PR会社)の場合、事前に情報交換を密に行っておきましょう。取材内容など、最初に訪ねられるのはプレス受付です。

 

 最後はこれ!プレス受付の○○

プ レス受付は何か起きたときのメディアの窓口になります。記者やクルーの方から思いがけない質問やお叱りをなど受けるときがあります…クルーは良い位置でカ メラを回したいですし、記者は正確な記事を書きたいと望んでいます。『笑顔』で素早く対応し、絶対に曖昧なことを答えないことが鉄則です!
メディアの方から、自分で判断できない(わからない)質問をされた時は「責任者に聞いてきます」の一言でお待ちいただけるので、ご安心を!

 

 

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